Description du poste et des missions
Votre mission principale à 80% : Gestion des agendas & accueil - Assistanat pour 8 membres de l'équipe d'investissement.Sous la responsabilité de l'office manager, vous travaillerez en binôme avec une autre assistant(e) de direction à compter du mois de Janvier .Organiser et planifier de nombreuses réunions internes et externes, souvent complexes, urgentes et impliquant plusieurs fuseaux horaires, en utilisant l'outil Outlook.Suivre en permanence des agendas chargés et en constante évolution, sans se laisser déstabiliser par les demandes de dernière minute, en gérant de manière proactive les éventuels conflits d'horaires afin d'assurer une coordination fluide.Collaborer avec notre partenaire voyage pour organiser des déplacements complexes pour l'équipe et les conseillers de la société.Être à l'aise pour travailler avec des dirigeants de haut niveau afin de planifier de nombreuses réunions de conseil d'administration.Organiser des conférences téléphoniques, des réunions en présentiel et des événements d'équipe.Assurer l'accueil téléphonique (standard, faible volume d'appel)Assurer l'accueil physique de visiteurs locaux & internationauxRassembler et distribuer de manière proactive les documents en amont des réunions.Réserver des déjeuners et dîners à l'extérieur en veillant au respect des standards professionnels requis.Veiller à ce que les contacts des équipes de transaction soient enregistrés rapidement et avec précision dans notre outil DNA.Accueil téléphonique & physiqueDécrocher les appels et transmettre les informations importantes/filtrer les appels téléphoniquesAccueillir une clientèle française ou internationaleAssurer la lecture du courrier et des e-mails et les classer par ordre de prioritéDispatcher le courrier du jourTravailler en coordination étroite avec les autres assistant(e), et sous l'autorité de l'Office ManagerGestion des notes de fraisLes notes de frais doivent être complétées via le système de gestion des dépenses ConcurSoumission régulière au service financier, de manière ponctuelle et efficaceTraiter les demandes relatives aux comptes/dépenses le cas échéant, ou les orienter vers la ou les personnes compétentes si nécessaireSupport d'équipeAssurer le remplacement des autres assistant(e) de direction en cas d'absence.Prendre en charge les membres supplémentaires des équipes de transaction lorsque des collègues sont absents du bureau.