Description du poste et des missions
Missions principales :
- Facturation
- Suivi de la facturation auprès des employeurs des stagiaires financés
- Impression des factures, mise à la signature des factures, envoi des factures par courrier
- Suivi du règlement des factures, saisie des paiements.
- Collaboration avec les secrétariats pédagogiques des DU
- Collecte des attestations de présence des 108 DU auprès des secrétariats pédagogiques.
- Envoi des attestations de présence aux financeurs.
- Communication et relation < client >
- Renseigner et informer les financeurs par e-mail afin de répondre à leurs demandes.
- Relance et recouvrement des créances
- Suivi des factures impayées, constitution des dossiers de relance et numérisation des dossiers pour
obtenir le règlement des factures avant envoi à l'Agence comptable.
- Élaboration des tableaux de bord
- Suivi des conventions de formation (pièces envoyées, à envoyer, relance à faire)
- Suivi des encaissements et recettes annuelles (service financier)
- Suivi des demandes de titres de recette (Agence comptable)
- Travail préparatoire budgets
- Suivi des encaissements, règlements à venir, gestion des impayés et préparation des budgets prévisionnels en collaboration avec le service financier
- Facturation des dossiers CHORUS
- Collecte des pièces comptables obligatoires à la constitution des dossiers auprès des financeurs.
- Vérification des pièces, numérisation des dossiers et envoi au service financier.
- Suivi de l'état d'avancement des dossiers jusqu'au règlement effectif des factures (tableau de bord).
- Gestion des avenants, avoirs et financements par OPCO
- Préparation des titres de recette
- Constitution des dossiers avec les pièces comptables obligatoires collecte, contrôle, tri des conventions, relance des documents manquants auprès des employeurs, - Vérification de la conformité des dossiers.
- Élaboration de la demande de titre de recette et envoi à l'Agence comptable puis au service financier,
Collaboration avec I'Agence comptable et le service financier de la faculté.
- Gestion des dossiers litigieux en synergie avec le responsable du département.
- Aide à la préparation du bilan pédagogique etfinancier annuel
- Collecter et rapporter les informations financières à partir des bilans et autres documents comptables et financiers en collaboration avec le responsable administratif.
- Aide support auprès des gestionnaires du département, si nécessité - Compte rendu hebdomadaire de I 'avancement des dossiers, litiges et projets auprès de sa hiérarchie
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Pack office (Word, Excel, Powerpoint)
- Logiciel Formatic
- Notions certaines en comptabilité publique
- Notions de base de la réglementation de Ia formatiol continue du secteur santé
- Maitrise technique de gestion administralive
- Connaissance de la diversité des publics
Savoir-faire :
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Sens de l'organisation, savoir prioriser les tâches imparties en fonction du calendrier
- Compétences techniques opérationnelles, méthodologiques & organisationnelles
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Sens du service public
- Réactivité, disponibilité et prise d'initiative
Savoir-être :
- Capacité à communiquer et à travailler avec les membres de l'équipe, les usagers des autres services et les partenaires extérieurs
- Respect des obligations du service public
- Respect des consignes et des règles de vie du service
- Autonomie, initiative et sens des responsabilités
- Facturation
- Suivi de la facturation auprès des employeurs des stagiaires financés
- Impression des factures, mise à la signature des factures, envoi des factures par courrier
- Suivi du règlement des factures, saisie des paiements.
- Collaboration avec les secrétariats pédagogiques des DU
- Collecte des attestations de présence des 108 DU auprès des secrétariats pédagogiques.
- Envoi des attestations de présence aux financeurs.
- Communication et relation < client >
- Renseigner et informer les financeurs par e-mail afin de répondre à leurs demandes.
- Relance et recouvrement des créances
- Suivi des factures impayées, constitution des dossiers de relance et numérisation des dossiers pour
obtenir le règlement des factures avant envoi à l'Agence comptable.
- Élaboration des tableaux de bord
- Suivi des conventions de formation (pièces envoyées, à envoyer, relance à faire)
- Suivi des encaissements et recettes annuelles (service financier)
- Suivi des demandes de titres de recette (Agence comptable)
- Travail préparatoire budgets
- Suivi des encaissements, règlements à venir, gestion des impayés et préparation des budgets prévisionnels en collaboration avec le service financier
- Facturation des dossiers CHORUS
- Collecte des pièces comptables obligatoires à la constitution des dossiers auprès des financeurs.
- Vérification des pièces, numérisation des dossiers et envoi au service financier.
- Suivi de l'état d'avancement des dossiers jusqu'au règlement effectif des factures (tableau de bord).
- Gestion des avenants, avoirs et financements par OPCO
- Préparation des titres de recette
- Constitution des dossiers avec les pièces comptables obligatoires collecte, contrôle, tri des conventions, relance des documents manquants auprès des employeurs, - Vérification de la conformité des dossiers.
- Élaboration de la demande de titre de recette et envoi à l'Agence comptable puis au service financier,
Collaboration avec I'Agence comptable et le service financier de la faculté.
- Gestion des dossiers litigieux en synergie avec le responsable du département.
- Aide à la préparation du bilan pédagogique etfinancier annuel
- Collecter et rapporter les informations financières à partir des bilans et autres documents comptables et financiers en collaboration avec le responsable administratif.
- Aide support auprès des gestionnaires du département, si nécessité - Compte rendu hebdomadaire de I 'avancement des dossiers, litiges et projets auprès de sa hiérarchie
Profil recherché
Connaissance, savoir :
- Pack office (Word, Excel, Powerpoint)
- Logiciel Formatic
- Notions certaines en comptabilité publique
- Notions de base de la réglementation de Ia formatiol continue du secteur santé
- Maitrise technique de gestion administralive
- Connaissance de la diversité des publics
Savoir-faire :
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Sens de l'organisation, savoir prioriser les tâches imparties en fonction du calendrier
- Compétences techniques opérationnelles, méthodologiques & organisationnelles
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Sens du service public
- Réactivité, disponibilité et prise d'initiative
Savoir-être :
- Capacité à communiquer et à travailler avec les membres de l'équipe, les usagers des autres services et les partenaires extérieurs
- Respect des obligations du service public
- Respect des consignes et des règles de vie du service
- Autonomie, initiative et sens des responsabilités