Description du poste et des missions
Description :
MISSION PRINCIPALE :
Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :
- Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,
- Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions
- Assurer les commandes de fournitures,
- Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,
- Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,
- Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente,
- Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,
- Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,
- En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,
- Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.
ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :
- Gérer l'agenda du médecin,
- Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,
- Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,
- Organiser les téléconsultations,
- Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,
- Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,
- Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,
- Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,
- Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),
- Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,
- Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),
- Suivre les prêts de matériel,
- Suivre les transferts des dossiers médicaux,
- Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail,
- Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,
- Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.
SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :
- Localisation : Paris 13e
Profil recherché :
CONNAISSANCES
- Environnement de la fonction publique
- Notions de réglementation en santé au travail
SAVOIR-FAIRE
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)
- Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical
- Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences
- Reporter sur son activité
APTITUDES
- Rigueur, sens de l'organisation,
- Réactivité et autonomie
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication et du travail en équipe
- Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, .
- Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales
EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)
- Expérience dans le secrétariat
NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)
- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager
MISSION PRINCIPALE :
Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l'Administration du siège.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR :
- Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,
- Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions
- Assurer les commandes de fournitures,
- Organiser en collaboration avec l'assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,
- Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,
- Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l'assistante présente,
- Centraliser les rapports d'activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d'activité national de médecine de prévention,
- Tenir à jour l'annuaire national des médecins du travail,
- En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l'enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,
- Assurer l'accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l'APHP pour les conventions de stage,
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants.
ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL :
- Gérer l'agenda du médecin,
- Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,
- Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,
- Organiser les téléconsultations,
- Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,
- Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,
- Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,
- Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,
- Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),
- Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,
- Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),
- Suivre les prêts de matériel,
- Suivre les transferts des dossiers médicaux,
- Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d'activité du médecin du travail,
- Classer les fiches individuelles d'exposition dans les dossiers médicaux,
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers médicaux,
- Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.
SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE :
- Localisation : Paris 13e
Profil recherché :
CONNAISSANCES
- Environnement de la fonction publique
- Notions de réglementation en santé au travail
SAVOIR-FAIRE
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)
- Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical
- Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences
- Reporter sur son activité
APTITUDES
- Rigueur, sens de l'organisation,
- Réactivité et autonomie
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication et du travail en équipe
- Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, .
- Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales
EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)
- Expérience dans le secrétariat
NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)
- Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager