Description du poste et des missions
Description :
POSTE OUVERT EN CDD DE 6 MOIS, RENOUVELABLE.
* 11 rue des vallées, 92290 Châtenay-Malabry
* 35h/semaine, du lundi au vendredi
* Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière
DESCRIPTION DU POSTE
L'assistant administratif de pôle a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l'activité du pôle, du suivi des indicateurs, et d'assurer le secrétariat du chef de pôle ainsi que de traiter les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients.
PRINCIPALES MISSIONS
- Soutien administratif au Chef de pôle et de l'Assistant de Pôle.
- Planification des rendez-vous - Organiser un agenda
- Rédaction et mise en forme des rapports d'activités
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH.).
- Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle.
- Accueil physique et renseigner les interlocuteurs
- Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner.
- Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi.
- Tenue des dossiers patients papiers et informatisés
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).
MISSIONS SPECIFIQUES
- Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011.
- Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.
- Gestion du registre des isolements et contention
- Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD
- Contact avec les structures et établissements extérieurs
- Liens avec le Bureau des admissions et le DIM
- Remplacements des collègues pendant les congés.
- Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l'encadrement supérieur.
- Suivi de l'accès au dossier médical - loi du 4 mars 2002
Profil recherché :
Prérequis
* Bac / Bac + 2 Secrétariat
* Expérience dans le domaine médical souhaitée
Savoir-être
* Rigueur, précision,
* Respect de la confidentialité et du secret professionnel
* Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
* Capacité d'adaptation
Savoir-faire
* Coopération et organisation
* Maitrise des outils et logiciels informatiques
* Maitrise de l'orthographe
* Mettre à jour des bases de données
* Mettre en forme et corriger un document
* Sens de l'accueil de l'écoute et de l'empathie
* Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs
* Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics
* Polyvalence
* Organiser un rétro planning
Contraintes
Risques
Obligations professionnelles
* Risques liés à l'utilisation d'outil informatique, fatigue visuelle
* Douleurs cervico-dorso-lombaires
* Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie
* Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement
* Port d'une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail.
* Respect des règles d'hygiène en vigueur
* Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions
* Obligation à l'égard de l'administration : moralité, dignité, réserve et neutralité
* Obligation à l'égard des tiers : impartialité, probité.
* Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence)
* Charge de travail variable
* S'inscrire dans une démarche de formation continue
POSTE OUVERT EN CDD DE 6 MOIS, RENOUVELABLE.
* 11 rue des vallées, 92290 Châtenay-Malabry
* 35h/semaine, du lundi au vendredi
* Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière
DESCRIPTION DU POSTE
L'assistant administratif de pôle a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l'activité du pôle, du suivi des indicateurs, et d'assurer le secrétariat du chef de pôle ainsi que de traiter les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients.
PRINCIPALES MISSIONS
- Soutien administratif au Chef de pôle et de l'Assistant de Pôle.
- Planification des rendez-vous - Organiser un agenda
- Rédaction et mise en forme des rapports d'activités
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH.).
- Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle.
- Accueil physique et renseigner les interlocuteurs
- Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner.
- Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi.
- Tenue des dossiers patients papiers et informatisés
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).
MISSIONS SPECIFIQUES
- Suivi des certificats légaux - loi du 5 juillet 2011.
- Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.
- Gestion du registre des isolements et contention
- Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD
- Contact avec les structures et établissements extérieurs
- Liens avec le Bureau des admissions et le DIM
- Remplacements des collègues pendant les congés.
- Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l'encadrement supérieur.
- Suivi de l'accès au dossier médical - loi du 4 mars 2002
Profil recherché :
Prérequis
* Bac / Bac + 2 Secrétariat
* Expérience dans le domaine médical souhaitée
Savoir-être
* Rigueur, précision,
* Respect de la confidentialité et du secret professionnel
* Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
* Capacité d'adaptation
Savoir-faire
* Coopération et organisation
* Maitrise des outils et logiciels informatiques
* Maitrise de l'orthographe
* Mettre à jour des bases de données
* Mettre en forme et corriger un document
* Sens de l'accueil de l'écoute et de l'empathie
* Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs
* Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics
* Polyvalence
* Organiser un rétro planning
Contraintes
Risques
Obligations professionnelles
* Risques liés à l'utilisation d'outil informatique, fatigue visuelle
* Douleurs cervico-dorso-lombaires
* Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie
* Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement
* Port d'une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail.
* Respect des règles d'hygiène en vigueur
* Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions
* Obligation à l'égard de l'administration : moralité, dignité, réserve et neutralité
* Obligation à l'égard des tiers : impartialité, probité.
* Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence)
* Charge de travail variable
* S'inscrire dans une démarche de formation continue