Assistant(e) Logistique - Stage (F/H)

Les missions du poste

PublicisLive Paris est l’agence de communication événementielle du Groupe Publicis en France. Événements physiques, digitaux ou hybrides, les 50 collaborateurs - des pôles intégrés de Conseil / Création / Logistique / Production - de l’agence œuvrent chaque jour à la conception éditoriale et créative, l’organisation logistique et technique et la production des événements, pour nos clients.

Avec plus de 100 événements par an (séminaires, conventions, salons, AG, roadshows, expositions, marketing expérientiel, etc.), l’agence accompagne les plus grandes marques et institutions dans leur stratégie de communication événementielle, corporate, institutionnelle ou grand public.

Description du poste :

Rattaché(e) au pôle Logistique, vous participerez activement à la gestion et au suivi de projets événementiels. Vos principales missions incluront :

1. Base de données de lieux :

• Mise à jour et suivi d’une base de données des lieux événementiels.
• Vérification des informations déjà en ligne.
• Ajout de nouveaux lieux et alimentation continue de la base.
• Restructuration et optimisation du fichier Excel existant.
• Ajout d’un catalogue de lieux avec des liens directs et des informations détaillées.
• Mise à jour des dossiers physiques et digitaux des lieux.

2. Suivi de projets, appels d’offres :

• Émission des bons de commande pour les différents projets.
• Préparation et organisation des réunions : rédaction des comptes rendus et création de supports.
• Recherche et sélection de prestataires adaptés aux besoins.
• Gestion et suivi des prestataires et des fabrications.
• Participation à l’élaboration des cahiers des charges.
• Gestion des demandes de devis, négociation et écriture des recommandations.
• Recherche de lieux, planification de transports, dispositifs d’accueil (hôtesses).
• Participation à la préparation des budgets en collectant des devis.
• Gestion des documents administratifs liés aux projets.

3. Suivi des événements en cours :

• Suivi des contrats de leur émission à leur signature.
• Garantie du respect des rétroplannings.
• Gestion des documents liés à la production : feuilles de route, roadbooks, briefs sécurité ou hôtesses.
• Coordination des inscriptions et des participations.
• Orchestration de l’événement pendant sa phase d’exploitation.
• Gestion de la post-production : retour de marchandises, paiements des prestataires, analyse post-événement.

Qualifications :

• Formation : Bac +3 / Bac +5 en école de commerce, d’événementiel, de communication, ou formation équivalente (domaine de la logistique).
• Qualités recherchées : autonomie et curiosité, esprit d’initiative et proactivité, capacité d’analyse, d’organisation, de synthèse et d’argumentation.
• Compétence : Maîtrise du français écrit et du pack Office exigée, la maîtrise de l’Anglais serait un plus.

Rémunération et avantages :

Durée : stage temps plein de 6 mois à partir de février/mars 2025.

Rémunération : Selon profil + remboursement du titre de transport à hauteur de 50% + Accès au restaurant d’entreprise + Accès à la mutuelle.

Lieu de travail : Campus Publicis Bastille (30-34 rue du Chemin Vert, 75011 Paris), puis au 145 rue de Courcelles à parti d’avril 2025.

Poste aménageable pour les travailleur.se.s handicapé.e.s (RQTH). L’agence Publicis Live Paris dispose d’un référente Handicap, sous la supervision du Pôle Diversité Equité et Inclusion du groupe Publicis, qui accompagne et déploie les dispositifs d’adaptation du poste de travail et de l’activité à la situation de handicap.

Event for Good

Pour faire face aux enjeux du développement durable, et en complément de la certification Iso 20121 obtenue en 2018, PublicisLive Paris a développé une méthodologie propriétaire à son activité : Event for Good.

Reposant sur 10 principes déployés tout au long du cycle de vie de l’événement, Event for Good nous permet de créer, concevoir et produire des événements plus durables.

En rejoignant notre agence, vous porterez ces 10 principes au quotidien auprès de toutes nos parties prenantes, et ferez partie d’une entreprise qui valorise l’impact de chaque événement.

Viva La Difference !

Cette philosophie de Publicis Groupe témoigne depuis toujours de notre engagement pour la diversité et de la conviction que nos talents sont notre plus grande richesse et notre meilleur atout. Nous valorisons ainsi toutes les singularités, sans distinction d’âge, de sexe, de couleur de peau, d’origine sociale, de religion, ou d’orientation sexuelle… seules la compétence et l’énergie comptent. Ainsi, nous encourageons toutes les candidatures qualifiées et serontravis d’accompagner tout au long du processus de recrutement, de manière personnalisée un.e candidat.e en situation de handicap qui en ferait la demande.

Publicis France est engagé pour l’égalité des chances et l’équité d’opportunités pour tous et toutes .