Postée il y a 19 jours
Nous recherchons activement un(e) Assistant(e) administrative polyvalent(e) et autonome pour rejoindre notre équipe du Comité Social et Economique Central (CSE Central). Vous travaillerez au sein du pôle secrétariat général et assisterez le/la responsable du pôle dans les missions décrites ci-après et vous serez une aide précieuse pour toute l'équipe composée de 12 salariés permanents, dont 9 sur notre site d'Aubervilliers. Une connaissance de la suite Adobe serait un vrai plus sur les autres candidat(e)s.
Les missions du pôle secrétariat général :
Activité 1 : Gestion administrative et Secrétariat
Rédiger, saisir et mettre en forme les documents
Photocopier, diffuser, archiver et classer les dossiers
Rédiger des courriers et/ou courriels
Optimiser la gestion de rendez-vous, réunions et déplacements
Préparer et organiser les réunions/commissions
Rédiger les comptes rendus des réunions/commissions
Effectuer les tâches ponctuelles administratives et de gestion pour les membres du Bureau le Directeur
Activité 2 : Accueil téléphonique
Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
Renseigner et traiter les demandes
Activité 3 : Traitement du courrier
Effectuer l'enregistrement, le suivi et l'expédition du courrier postal
Réceptionner et gérer le courrier électronique : gérer les messages depuis la boîte mail générique, les traiter ou les transférer aux pôles concernés
Activité 4 : Assistanat de gestion
Assurer la gestion du stock, centraliser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau
Compléter, envoyer et classer les soldes de tout compte des salariés non permanents
Mettre à jour le registre unique du personnel des salariés permanents et non permanents des deux établissements
Activité 5 : Communication interne et externe
Réceptionner, centraliser et exploiter les éléments du catalogue de chaque pôle
Créer et élaborer la maquette du catalogue du CSEC de A à Z dans toutes les versions dédiés à chaque CSE adhérent
Relire, corriger et mettre en forme les éléments du catalogue
Actualiser et mettre à jour les éléments du site Internet du CSEC ainsi que les fiches séjours du pôle familles
Élaborer des documents et/ou présentations de communication interne et externe (ex : Newsletter)
Divers :.
Vous participerez à l'encadrement des enfants et adolescents lors des départs et retours de colonies de vacances que nous organisons.
Vous pourrez aider à la gestion des événements internes (Fête à St Sozy, rencontre sportive nationale annuelle, formation, séminaire, )
Vous pourrez être amenée à participer aux événements organisés par le CSEC y compris en province.
Activité 6 : Assistanat comptable
télécharger ou scanner et classer les factures
Assurer la gestion des remises de chèques, des chèques vacances et des CV-Connect
Exigences :
- Expérience préalable dans un rôle administratif ou similaire de 5 ans minimum exigée avec connaissances en communication souhaitées.
- BAC +2 assistante administrative ou secrétariat de direction.
- Maîtrise des outils bureautiques et notamment de Google Chrome souhaitée. Maîtrise de l'environnement Apple (MAC) et bonne connaissance de la suite Adobe (connaissance de base logiciel Indesign souhaitée avec possibilité d'une formation supplémentaire).
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale, bonne orthographe.
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Savoir travailler pour une personne à distance.
- Sens de l'organisation et souci du détail
- Congés d'été hors août.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,expérience en communication,expérience assistanat de direction,Maîtrise Suite ADOBE
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,expérience en communication,expérience assistanat de direction,Maîtrise Suite ADOBE
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.