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<p><strong>Libellé de Fonctions :</strong> Assistant-e de direction</p>
<p><strong>Catégorie :</strong> B</p>
<p><strong>Corps :</strong> TECH</p>
<p><strong>BAP :</strong> J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative</p>
<p><strong>Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)</strong></p>
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<p><strong>Activités principales :</strong></p>
<p>Placé(e) sous la responsabilité du-de la directeur-rice adjoint(e), l’assistant – assistante de direction a pour mission d’assurer des fonctions de secrétariat auprès de la direction ainsi que d’assistanat sur les activités administratives, financières et de gestion du personnel. Il/Elle assure également le rôle de référente « Archivage » pour la direction.</p>
<p>Il/Elle assure le secrétariat du directeur, du directeur adjoint et de l’expert immobilier - coordinateur du pôle patrimoine et des chefs de service, et à ce titre exerce les activités suivantes :</p>
<ul>
<li>Gestion des agendas de la direction et contrôle des échéances (organisation des rendez-vous, réunions, déplacements…)</li>
<li>Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires, visiteurs, etc.)</li>
<li>Gestion du courrier, des parapheurs physiques et électroniques (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture, etc.)</li>
<li>Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction, de l’organisation de manifestations (réunions, séminaires…)</li>
</ul>
<p> </p>
<p>Il/Elle participe à la gestion administrative, financière, RH et de la communication interne de la DPL en appliquant les procédures dédiées :</p>
<ul>
<li>Rédaction et mise en forme de documents administratifs (PV, comptes-rendus, courriers, notes…)</li>
<li>Organisation et suivi des missions des agents de la DPL, en concertation avec le SBF</li>
<li>Accueil des nouveaux arrivants (mobilier, informatique, téléphonie, clés/badges, cartes de cantine…) et suivi de formalités (procès-verbal d’installation, emploi du temps…)</li>
<li>Suivi des congés et absences (réception et gestion des justificatifs d’absence, mise à jour de GABS…)</li>
<li>Suivi des campagnes RH et des tableaux de bord afférents (EP, LA ITRF, TA ITRF, CET…)</li>
<li>Suivi du plan de formation annuel de la direction (alimention du tableau de bord de suivi des demandes de formation à partir des EP, remise des attestations de formation aux agents…)</li>
<li>Mise à jour de supports de communication internes : Guide des usagers DPL du site Champollion, organigramme…</li>
<li>Réponse aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur</li>
<li>Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe</li>
</ul>
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<p>Il/Elle assure les missions de référente « Archivage » au sein de la DPL et accompagne les services dans la gestion de leur archivage :</p>
<ul>
<li>Assurer le lien avec le Service des Archives et du recueil des Actes (SARA)</li>
<li>Accompagner les services dans le tri de leurs documents</li>
<li>
<p>Préparer le versement et les éliminations</p>
</li>
<li>
<p>Rédiger les bordereaux, et les envoyer au SARA</p>
</li>
<li>
<p>Coordonner le transfert des archives</p>
</li>
</ul>
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<p><strong>Connaissances :</strong></p>
<ul>
<li>Modes de fonctionnement des administrations publiques</li>
<li>Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention</li>
<li>Environnement et réseaux professionnels</li>
<li>Techniques d'élaboration de documents</li>
<li>Culture internet</li>
<li>Techniques de communication</li>
<li>Connaissance générale des procédures administratives et financières,</li>
<li>Connaissance des techniques de secrétariat,</li>
<li>Connaissances informatiques (Pack Microsoft)</li>
</ul>
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<p><strong>Savoir-faire :</strong></p>
<ul>
<li>Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe</li>
<li>Savoir rendre compte</li>
<li>Communiquer et faire preuve de pédagogie</li>
<li>Mettre en œuvre des procédures et des règles</li>
<li>Travailler en équipe</li>
<li>Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (e-parapheur, SIFAC, pateforme AMPLITUDE, GABS…)</li>
</ul>
<p> </p>
<p><strong>Savoir-être :</strong></p>
<ul>
<li>Sens de l'organisation</li>
<li>Rigueur / Fiabilité</li>
<li>Sens relationnel</li>
<li>Discrétion</li>
</ul>
<p> </p>
<p><strong>Diplôme réglementaire et Formation professionnelle souhaités :</strong></p>
<ul>
<li>Baccalauréat minimum, expérience professionnelle d’au moins 3 ans souhaitée</li>
<li>Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative</li>
</ul>
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<p>Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.</p>
<p>Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.</p>
<p>SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.</p>
<p>SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.</p>
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<p><strong>Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr</strong></p>
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<p><strong>La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L)</strong> met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.</p>
<p>La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.</p>
<p>Elle est organisée en 3 pôles et 5 services :</p>
<ul>
<li>le pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD)</li>
<li>le pôle Patrimoine (PP)</li>
<li>le pôle administration-finance (PAF)</li>
</ul>
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<p><strong>Présentation du pôle :</strong></p>
<p>L’assistant ou assistante de direction est rattaché.e au PAF. Placé sous la responsabilité d’un-e directeur-rice adjoint-e, le PAF assure :</p>
<ul>
<li>Les activités administratives, financières et de gestion du personnel</li>
<li>L’élaboration et le pilotage du schéma général de restauration et de vie de campus, ainsi que le suivi de la coopération avec le CROUS de Paris,</li>
<li>La coordination des réponses aux enquêtes et requêtes émanant de la DGS</li>
<li>La coordination de l’activité des trois assistants et assistantes de prévention de la direction, en lien avec la DPRP</li>
<li>Le pilotage des activités de 3 services : le service Budget-Finance, le service administratif et logistique du campus des Cordeliers, et le Service Evénementiel et de Promotion des Espaces.</li>
</ul>
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