Gestionnaire admission du "pôle femme enfant" de jour, affecté en secteur consultation

Les missions du poste

Définition du poste ou à défaut fiche métier :

• L’agent administratif participe à la qualité de l’accueil au service de gynécologie obstétrique, 


• Il assure la création du dossier administratif et la facturation.


• Il assure l’identito vigilance et les contrôles des droits à la CPAM.

Qualification et quotité de travail :

• Agent administratif 


• 38 heures 20 par semaine, soit une base de 1561 heures annuelles, avec repos fixes samedi et dimanche

Conditions de travail :

• Lieu : Maternité des Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (site Saint-Maurice)


• Postes de travail : Accueil et admission.


• Horaires : L’amplitude horaire de travail est de 8h30 à 17h du lundi au vendredi, sur une base de 7h40. Le temps de travail : 100%


• Personne à contacter : Mme Florence Auquière (florence.auquiere@ght94n.fr) pour envoi de CV et LM

Mission générale :

• Participer à la qualité de l’accueil au service de gynécologie obstétrique néonatalogie 


• Participer à la création du dossier administratif et à la facturation

Relations hiérarchiques :

• Chef du pôle 


• Cadre coordonnateur


• Cadres de santé du pôle 


• Secrétaire coordinatrice du pôle

Relations fonctionnelles :

• Tous les professionnels du service 


• Les patientes hospitalisées et leur famille


• Les consultants


• Les clients extérieurs (autres hôpitaux, fournisseur…)


• Le personnel du service des admissions générales

Activités spécifiques afférentes au poste :

Assurer de manière polyvalente les fonctions suivantes 

1. Standard

• Accueil et orientation téléphonique pour les appels externes et 


• internes 


• Dispatching des appels vers les hospitalisées

2. Accueil

• Accueil, information, et orientation des personnes 


• Aide à la coordination du parcours des consultantes Admission-prélèvement et box.


• Orientation des livraisons


• Scanne des éléments médicaux dans le DPI

3. Gestion des RDV 

• Prise de RDV téléphonique 


• Saisie informatique des rendez-vous (Doctolib)


• Préparation et contrôle des dossiers pour l’ensemble des consultations 

4. Admissions

• Création d’identification patient dans le logiciel Pastel : identito-vigilance et enregistrement des documents d’identités, administratifs et de couverture sociale. 


• Contrôle des droits à la CPAM par le CDRI


• Saisie à la source des actes médicaux 


• Transmissions des données pour la facturation du secteur hospitalisation


• Mise en facturation des ACE et transmission à la CPAM, Trésor Public et à l’ordonnateur


• Accueil, information, et orientation des personnes se présentant au guichet

5. Archivage 

• Regroupement, enregistrement, classement et stockage des dossiers patients actifs semi actif et inactifs (grossesse et gynéco)


• Restitution des dossiers archivés en fonction des demandes 


• Tenue des dossiers archivés 

6. Approvisionnement

• des boxes de consultation en imprimés divers 

Le profil recherché

Compétences et connaissances requises :

• Maîtrise de Word et bonne adaptation à l’apprentissage des logiciels spécifiques au pôle 


• Système informatique de gestion des rendez-vous (Doctolib)


• Bonne connaissance du service et de l’organisation médicale


• Avoir occupé un poste similaire si possible 

Qualités requises :

• Bonne organisation et capacité à travailler en équipe,


• Savoir évaluer les demandes des visiteurs,


• Bonne maitrise de soi, 


• Capacités d’adaptation,


• Discrétion, amabilité et diplomatie,


• Ponctualité.


• Sens des contacts humains et une disponibilité

Résultats attendus :

• Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché


• Traiter les situations conflictuelles et trouver la solution 


• Evaluer la demande des visiteurs


• Traiter des appels téléphoniques simultanés


• Réagir aux situations d’urgence


• Reformuler une demande de renseignement 

Bienvenue chez Centre hospitalier

Vous êtes « gestionnaire admission », Un poste dans ce grade à l’accueil admission du service de gynéco obstétrique est vacant aux Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne (12/14 Rue du Val d’Osne, 94410 Saint-Maurice).

Il est à pourvoir au Pôle femmes-enfant dès à présent, (Chef de Pôle : Dr Pachy)