Orientations principales :
Ce rôle procure des opérations administratives fluides et efficaces liées aux étudiants et la scolarité. Une expérience antérieure dans une université ou un établissement d'enseignement supérieur serait bénéfique. Le rôle nécessite une attitude proactive et positive, des compétences administratives et des compétences en rédaction et mathématiques), y compris concernant la collecte et analyse de données, des rapports écrits et oraux, et d'excellentes compétences de communication verbale et écrite, en anglais et en français. Il nécessite également la capacité de travailler en équipe, de respecter les délais et travailler avec précision, et de se sentir à l'aise dans l'utilisation des technologies de l'information. Une formation sur les domaines spécialisés du poste sera fournie.
Responsabilités principales :
- Être le premier point de contact pour les questions des étudiants, en veillant à ce que des enregistrements soient conservés pour toutes les questions traitées, conformément aux politiques de l'EMA.
- Fournir aux étudiants les documents officiels et les informations dont ils ont besoin pour leur vie étudiante, selon les directives du responsable de l'administration.
- Tenir les registres de présence et consigner les absences, conformément aux politiques de l'EMA.
- Communiquer régulièrement, clairement et professionnellement avec les étudiants sur les questions académiques et pratiques, selon les directives du Responsable Pédagogique ou de la Direction de l'Ecole.
- Maintenir tous les dossiers liés aux étudiants à des fins d'archivage et d'audit.
- Générer, maintenir et organiser tous les dossiers administratifs pour toutes les étapes du parcours étudiant : de l'inscription à la remise des diplômes, y compris la conservation des dossiers officiels liés à l'évaluation des étudiants, aux examens, etc.
- Planifier, organiser et soutenir les arrangements d'examens en collaboration avec le doyen associé, en liaison avec le conseil d'évaluation.
- Collaborer avec les comités pertinents, le responsable de programme et le/la doyen(ne) associé pour collecter et fournir des données, et rédiger des rapports.
- Assurer la liaison/la coordination avec les équipes internes et externes et les services mutualisés
- Assurer un soutien administratif au Responsable Pédagogique, aux enseignants et aux cours
- Gérer le suivi administratif de la vie étudiante (inscriptions, assiduité, retours de partiels, corrections, collecte de documents ou justificatifs, proposition de solutions de remplacement, résultats et statistiques pour les comités de programme, etc.)
- Organiser les examens et leur suivi (collecte et gestion des notes dans le système, mise à jour des relevés, etc.). Participer à la surveillance des examens
- Gérer et éditer les documents officiels (certificats, attestations, diplômes.).
- Rédiger des rapports pour les diverses commissions de l'École
- Soutenir le travail de la Direction pour s'assurer bon déroulement des objectifs de l'EMA
- Tout autre tâche, congruente avec le grade du poste tenu, qui serait exigée par la Direction
Profil :
- Très bonne maitrise de l'anglais (écrit et parlé) au niveau professionnel. Niveau C1 et C2 impératif
- 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle de responsable administratif dans l'enseignement supérieur
- Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles.
- Compétences avancées en informatique, notamment Word, Excel et Outlook
- Connaissance du fonctionnement des plateformes en ligne (e.g. CRM) et désir de se former sur des aspects spécifiques.
- Capacité à diriger une équipe et gérer un département.
- Capacité à être proactif dans la résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Experience: 18 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 18 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.