Assistant administratif

Les missions du poste

Avec ses 15 filiales spécialisées pour penser, aménager, renouveler la ville et ses quartiers, le Groupe Polylogis, fort d'un patrimoine de 80 000 logements, est le 1er Opérateur Global de l'Habitat indépendant. Avec un chiffre d'affaires qui avoisine les 500 M€, Polylogis intègre désormais le TOP TEN des grands bailleurs sociaux. LogiRep est la société mère du Groupe Polylogis. Elle construit et gère des logements sociaux de qualité destinés principalement aux familles à revenus modestes, en Île-de-France et en Normandie.

Description du poste et Missions

L'assistant(e) technique participe à la gestion administrative et financière du service Maintenance. Elle/il travaille en liaison étroite avec le responsable du service et les responsables travaux de l'ensemble des secteurs en vue d'assurer la bonne gestion administrative du service (suivi de tableaux de bords, courriers…), le paiement des factures des fournisseurs et des appels de fonds de copropriétés.

MISSIONS :

Participer à la gestion financière du service Maintenance 

• Traiter les factures sur EDIFICE et TEGIA : saisie, mise en paiement…
• Saisir/modifier les bons de commandes et/ou ordres de service, si nécessaire et assurer les relances
• Assurer le suivi et pilotage des tableaux de reporting financier à destination du service finances (factures non parvenues, ménage OS/OT…)
• Assurer la saisie, le suivi et le paiement des appels de fonds de copropriété dans le logiciel COPRO

Assurer le secrétariat technique au quotidien

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique, organiser les réunions, gérer les agendas
• Traiter le courrier (réception, transmission et suivi)
• Rédiger courriers, notes, comptes-rendus de réunions
• Assister le responsable de service à la rédaction des rapports d'activité
• Assurer le classement et l'archivage de tout document afférent au patrimoine 
• Participer à la mise à jour des bases de données

Profil recherché

FORMATION : 

Bac + 2/3 de type BTS assistante de direction ou de gestion, ou diplôme en lien avec le métier ou ayant déjà occupé un poste similaire

COMPETENCES OPERATIONNELLES : 

Connaissance des règles comptables et de copropriété

Connaissance de la réglementation du logement social

Connaissance du vocabulaire technique

Connaissance des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)

COMPETENCES SOCIALES ET RELATIONNELLES :

Rigueur de gestion et d'organisation

Capacité à travailler en équipe

Autonomie

Communication écrite et orale

Informations utiles

13ème mois

Prime vacances de 850€

Prime de fin d'année

Prime d'intéressement

Mutuelle

Tickets restaurant à 9.55€

Ect…