Métier
Coordination et admin paramédicale - Autres métiers
Intitulé du poste
Coordinateur.trice des AMA - DMU APPROCHES F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Oui
Présentation du service
📌 RECHERCHE : ENCADRANT(E) AMA
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Votre rôle en tant qu'encadrant(e) AMA :
🎯 Coordination et Leadership :
En lien hiérarchique direct (N+1) avec une équipe de 30 Assistants(es) Médico-Administratifs(ves) répartis sur les sites Tenon et Pitié-Salpêtrière, vous serez le moteur de la planification, de l’organisation et de la coordination des secrétariats médicaux.
📈 Pilotage des évolutions :
Accompagner les AMA dans leurs évolutions professionnelles.
Relayer et/ou piloter les projets en lien avec leur profession.
Garantir la qualité et l'efficacité des prestations fournies par votre équipe.
🤝 Animation d’équipe :
Votre leadership permettra de fédérer et dynamiser les professionnels autour des objectifs du DMU.
Un accompagnement sur-mesure pour une intégration réussie :
✔️ Soutien personnalisé par une Conseillère en Ressources Humaines (CRH).
✔️ Formations institutionnelles pour une montée en compétence rapide.
✔️ Appui constant par le cadre administratif.
💡 Vous aimez les défis humains et organisationnels ? Vous souhaitez être au cœur d’un environnement stimulant et collaboratif ?
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Vos missions
🎯 Vos missions principales en tant qu'Encadrant(e) AMA :
💼 Management et coordination :
Garantir une communication fluide entre les secrétariats médicaux et la hiérarchie.
Animer et coordonner le collectif des AMA : réunions, groupes de travail, séminaires, partages de pratiques.
Structurer l'organisation des AMA en désignant des référents pour promouvoir les bonnes pratiques et former les professionnels.
Planifier et ajuster les ressources pour garantir l'équilibre des activités dans les secrétariats.
Assurer les recrutements des AMA : définition des profils, sélection des candidats, entretiens et tests techniques.
Organiser un accueil structuré pour les nouveaux arrivants (tutorat, livret d’accueil, formation).
Réaliser les entretiens d’évaluation, fixer des objectifs, planifier les formations et optimiser les plannings (absences, congés).
Promouvoir des initiatives pour améliorer la qualité de vie au travail.
Prévenir et gérer les conflits au sein des équipes, en veillant à maintenir un climat de travail serein et collaboratif.
Collaborer étroitement avec les responsables médicaux, les cadres de santé et les cadres supérieurs pour garantir une coordination optimale et répondre aux besoins opérationnels.
🔧 Gestion de projets et transformation :
Sensibiliser et accompagner les équipes dans la mise en œuvre des changements institutionnels (parcours patients, hospitalisations, bloc opératoire).
Moderniser les outils et processus : déploiement de technologies comme la dictée numérique, la téléphonie ou la reconnaissance vocale.
Réorganiser les ressources et moyens (humains et matériels) pour répondre aux besoins opérationnels et anticiper les évolutions.
Développer des tableaux de bord et indicateurs de suivi pour mesurer l’efficacité, la qualité et l’activité des secrétariats.
Participer aux projets institutionnels et groupes de travail (certifications, ORBIS…).
✍️ Missions d’assistanat exécutif :
Participer à l’organisation des bureaux exécutifs et COMEX : gestion logistique, invitations, préparation des diaporamas.
Organiser le séminaire annuel : coordination, réservations et suivi logistique.
Assurer la rédaction et diffusion de la Newsletter du DMU et des communications officielles.
Profil recherché
🎯 Profil recherché :
💡 Savoir-faire requis :
Analyser et optimiser les processus existants.
Piloter, concevoir et évaluer des projets ou changements organisationnels.
Fixer des objectifs, évaluer les performances individuelles et collectives.
Planifier, organiser et répartir la charge de travail en allouant les ressources nécessaires.
Décider et arbitrer entre différentes options dans un environnement complexe.
Identifier les évolutions et leurs impacts sur les activités liées à votre domaine.
Motiver, animer et communiquer efficacement avec une équipe.
Traduire les orientations stratégiques en actions concrètes et opérationnelles.
📚 Connaissances associées :
Management et conduite de projets / conduite du changement.
Techniques de secrétariat médical et organisation de la prise en charge des patients.
Communication et relations interpersonnelles.
Outils d'évaluation de la charge de travail et logiciels institutionnels.
Maîtrise avancée des outils bureautiques sous Windows (Excel, PowerPoint, Word).
Connaissances en droit de la santé et gestion administrative.
Organisation et fonctionnement interne d'un établissement hospitalier.
🌟 Qualités requises :
Leadership naturel et sens aigu de la communication.
Grande capacité d'adaptation et écoute active.
Travail en équipe avec rigueur, efficacité et esprit d'initiative.
Sens de l'organisation et conscience professionnelle.
Assiduité, ponctualité et discrétion.
Horaires de travail
Forfait cadre - Repos les WE et jours fériés
Vos avantages à l'AP-HP
AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION
- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)
- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
- Possibilité de formations au sein du GHU.
- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
AVANTAGES SOCIAUX
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking , stationnement vélos
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-H
Langues
[Français]
Niveau
[3- Niveau professionnel]
Description de l'hôpital
Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.
Service d'affectation
DMU APPROCHES
Référence de l'offre
2024-13634