Positionnement dans la structure
Au sein du service en charge de l’offre de formation du Cluster IA, PRAIRIE – PSAI (Paris School of AI) de l’Université, sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’offre de formation de PRAIRIE – Paris School of AI.
Accueil et information
De la population étudiante (assistance dans le cadre de l’utilisation des applications informatiques, participation à la communication relative au domaine de la scolarité, diffusion d’informations aux étudiants, etc.)
Des enseignantes et enseignants
Mise en œuvre du processus d’inscription administrative et pédagogique des étudiants
Participation à l’organisation et à la gestion des campagnes de recrutement et d’inscription des étudiants
Gestion administrative des dossiers des étudiantes et étudiants (dont paiement des droits et bourses)
Gestion des inscriptions pédagogiques des étudiantes et étudiants et vérification de leur cohérence
Suivi des absences
Gestion des personnes extérieures intervenant dans les formations et des enseignements
Élaboration des emplois du temps et du planning de la formation en lien avec l’équipe pédagogique et/ou des établissements intervenants dans la licence
Élaboration des plannings de contrôles/examens et organisation le cas échéant
Collecte des notes et saisie des notes dans l’outil
Préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration des PVs de jurys et saisie des décisions dans l’outil
Logiciel de scolarité
Mises à jour des structures des maquettes
Saisie des informations nécessaires à la gestion de la scolarité (enseignantes et enseignants, réservations des salles), en s’assurant de la cohérence des données
Missions diverses liées à la scolarité
Participation à l’organisation de la rentrée, des journées d’accueil des étudiantes et étudiants, de la journée portes ouvertes
Participation aux événements du bachelor et du master : forums et portes ouvertes pour présenter les licences, remise des diplômes, etc.
Contribution à la gestion des bâtiments utilisés par la formation (gestion de réservations, vérification de l’équipement et remise en ordre)
Préparation des conventions de stage et suivi
Accompagner des étudiants dans leurs démarches administratives pour leurs mobilités à l’étranger, assurer le suivi
Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés à la licence
Compte-rendu d'activités et participation à la vie de l’équipe
NB : Toutes ces missions sont assurées collégialement et leur répartition peut varier dans le temps, entre les différents parcours de la formation et les membres de l’équipe.
Le développement de l’offre de formation de PRAIRIE-Paris School of AI de l’Université PSL étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger (sans que la cohérence des postes ou faisabilité des missions soit remise en question).
Lieu d'activité
L’équipe pédagogique est basée sur le campus de PSL rue de l’Estrapade (75005). Les personnes seront aussi amenées à se déplacer ponctuellement sur différents sites de l’Université PSL et de ses partenaires.
Poste ouvert aux
Titulaires de la fonction publique (Catégorie B) : Par voie de détachement sur contrat
Non titulaires de la fonction publique : CDD de 24 mois renouvelable
Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
Télétravail selon politique de PSL et activités du service
Ecole de formation interne
Tickets restaurant ou accès au CROUS des personnels
Remboursement transport : 75%
Participation mutuelle santé
PSL sports
Evènements culturels
L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Niveau de diplôme requis : Bac+1 à Bac+2 ou équivalent
Expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire (expérience d’utilisation d’au moins un logiciel de scolarité)
Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’enseignement supérieur (souhaitable)
Qualités personnelles
Aisance dans la relation avec les étudiants (maturité, diplomatie et autorité nécessaires à un tel emploi)
Grande capacité d’adaptation
Autonomie
Engagement
Esprit d’initiativeRigueur
Discrétion
Sens de l’organisation
Bon relationnel
Bureautique
Maîtrise du pack Office
Capacité à utiliser des logiciels spécifiques
Anglais
Niveau minimum requis : B2 du CECRL
Candidater
CV et lettre de motivation
PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL. Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm. Elle dispose d'une fondation, la Fondation PSL.
Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires. Elle fait d’eux des citoyens conscients de la responsabilité individuelle, sociale et environnementale.
Elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est aussi lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA).
L’Université PSL, lauréate de l’Appel Cluster IA avec un financement de 75 M€, aspire à établir à Paris une offre de formation en intelligence artificielle d’excellence au meilleur niveau international. Cette ambition se concrétise par la création d’un dispositif cohérent au sein de PRAIRIE-Paris School of AI.
De nouvelles formations ouvriront en septembre 2025, parmi lesquelles :
Un bachelor international "International Bachelor in AI", destiné à former une nouvelle génération d’experts en intelligence artificielle dans un contexte global.
Un master interdisciplinaire "IA et Société", qui explore les interactions entre l’intelligence artificielle et les sciences humaines et sociales, en abordant les enjeux éthiques, sociétaux et techniques.
Les assistantes/assistants pédagogiques sont les interlocuteurs opérationnels des étudiantes et des étudiants ainsi que des enseignantes et enseignants pour le périmètre des formations qui leur sont confiées. Elles/ils veillent au bon déroulement des enseignements.
Les personnes recrutées seront également associées à l’amélioration continue de la formation en lien avec les autres formations de PRAIRIE-PSAI. Elles intègreront l’équipe « scolarité » qui comprend plusieurs autres membres. Tous les membres de l’équipe travaillent en étroite collaboration.