Nous recrutons un(e) Responsable de projets évènementiel F/H !
Dans le cadre de son activité Export, Business France organise près de 400 événements collectifs par an dont quelque 110 pavillons France sur des salons internationaux à l’étranger. Au sein du service « salons conception aménagement » (SCA) qui gère la logistique d’une centaine de ces pavillons nationaux à l’étranger, vous serez chargé d’agencer en autonomie des manifestations, de concevoir des designs de pavillons et réaliser des appels d’offres et consultations.
Assurer la gestion logistique de pavillons France en autonomie ou en équipe :
Conseil auprès des collaborateurs sur la gestion de leurs évènements (implantation, aménagement, budget, rétroplanning, participation aux réunions de projet…).
Réalisation des carnets techniques et formulaires de commande adressés aux exposants.
Diffusion d’information (plans et dossiers techniques) et prise des commandes exposants. Echanges écrits et/ou téléphoniques avec les exposants, réception et enregistrement des commandes exposants (mobilier, visuels, etc.) et validation définitive de leurs commandes.
Gestion des prestataires :
Gérer l’évolution des commandes (commandes initiales, complémentaires, techniques…) et des plans avec les prestataires officiels ou sous contrat avec Business France.
Gestion de éléments de communication (pour les exposants ou pour Business France).
Suivi du retroplanning et des éléments financiers.
Gestion administrative et financière :
Suivi financier de la manifestation avec les chefs de projets et les prestataires.
Gestion et suivi des demandes d’achat.
Relation avec le service administration des ventes :
préparation du document récapitulatif de commandes complémentaires à facturer pour le service client.
Créer des designs de stands pour des pavillons France et des graphismes en relation avec les manifestations et ce, dans le cadre de consultations standistes et d’appels d’offres :
Imaginer et concevoir des designs de pavillons prenant en compte les besoins du secteur et les contraintes géographiques, techniques et financières et ce dans le respect de l’identité France.
Rédiger les cahiers des charges techniques et assurer le suivi des consultations / appels d’offres avec le service Achats (questions, auditions, analyse des réponses, réunions de présentations).
Gestion contractuelle des prestataires retenus,
édition des documents du contrat, présentation aux opérationnels et suivi en interne.
Participation en transverse des dossiers du service
Connaissance du métier d’agencement de stands :
Expérience agence événementielle, standiste, bureau d’études, organisateur de salons.
Compétences techniques indispensables :
Maîtrise des logiciels métiers (Autocad, Photoshop, Sketch up, InDesign, et autres logiciels 3D) et suite Office.
Expérience dans la gestion de projet en autonomie souhaitée (respects des budgets et des délais impartis).
Ecoute, diplomatie, recherche de solutions, esprit d’équipe et gestion de projet.
Anglais courant indispensable.
Rémunération & avantages :
Carte titres-restaurant d’une valeur faciale de 11,5€ & Mutuelle avantageuse (téléconsultations médicales gratuites, etc )
Multiples activités sportives et culturelles via notre CSE dynamique
Type de contrat & localisation :
CDD de 5 mois à partir de février 2025