Les missions du poste
Neuilly-Plaisance est une ville à taille humaine de 21 000 habitants à l’Est de Paris qui a su garder son âme et son esprit de village.
A 15 minutes du centre de Paris en RER, et desservie par l’A86, Neuilly-Plaisance offre aux Nocéennes et Nocéens tous les avantages d’une vie au calme et au vert grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maitrisé.
Le confort de vie et l’art de vivre ne sauraient se concevoir sans des services publics de qualité conjugués à un riche tissu sportif et culturel.
La commune recherche :
ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F
Sous l’autorité du Maire et en lien avec le Chef de cabinet, l’assistant administratif de cabinet du Maire assure le suivi des dossiers politiques et institutionnels, tout en garantissant une gestion administrative et comptable efficace du service.
Poste
Gestion administrative :
- Rédiger, mettre en page et relire des courriers, des notes, des courriels et autres supports écrits
- Assurer le suivi des courriers adressés au service et des réponses apportées via le logiciel Post-Office (Berger-Levrault)
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus des réunions
- Rédiger les réponses aux demandes des administrés et suivre le traitement (courriers, mails, appels, permanences...)
- Support à la direction du service (suivi des courriers et dossiers, appels téléphoniques, prises de renseignements)
- Organisation de réunions (invitations, suivi des confirmations, réservations de salle, prise de notes...)
- Envoi de mailings ou courriers en nombre (maitrise du publipostage)
- Relecture et secrétariat de rédaction
- Préparer des plannings sur Excel pour les besoins des événements
Communication et assistance politique :
- Assurer une veille de l’actualité de la Seine-Saint-Denis, de l’Ile-de-France et plus largement de l’actualité Nationale en proposant d’éventuelles réactions du Maire en lien avec le chef de cabinet
- Assurer l’organisation et le suivi des évènements protocolaires
- Assister le Maire et les élus dans la préparation des déplacements et interventions (documents, supports de présentation, logistique) en lien avec le chef de cabinet
- Traiter et organiser le classement des dossiers et archives du cabinet
Profil
Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- Capacité à rédiger des discours, notes et documents administratifs avec clarté et précision
- Connaissance des règles du protocole et de l’organisation des événements institutionnels
- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, logiciels de gestion administrative)
- Capacité à organiser et prioriser les tâches dans un environnement exigeant
- Bonne gestion du relationnel avec les médias et les parties prenantes institutionnelles
- Sens de la gestion des urgences et des imprévus
Savoir être :
- Excellentes qualités relationnelles et diplomatie
- Respect de la hiérarchie et bienveillance avec l’ensemble des interlocuteurs
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
- Sens de l’anticipation et esprit d’initiative
- Forte capacité d’adaptation et gestion du stress
- Disponibilité et flexibilité (travail possible en soirée et week-ends)
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents interlocuteurs
- Sens de l’engagement et de la loyauté institutionnelle
Conditions de travail associées au poste :
- Poste à temps complet (37 heures hebdomadaires)
- Travail sur ordinateur
- Travail en extérieur en fonction des événements
Avantages collectifs au travail :
- Prime annuelle
- Amicale du personnel
- Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
- 12 ARTT
- 1⁄2 journée de récupération par mois supplémentaire possible si dépassement des 37 heures
- Activités proposées pendant la pause méridienne (cours de fitness, de pilates, de tennis et de chant)
- Plages horaires variables pour les services administratifs (logiciel de badgeage)
- Télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté, sur la base du volontariat, à raison d’une journée par semaine
- Participation à une mutuelle labellisée à hauteur de 30€ par mois
- Participation à un contrat individuel facultatif de prévoyance Territoria Mutuelle à raison de 7€ par mois
- Repas au restaurant communal à 3,05€
- Pc portable équipé de Office 365
- Importance donnée au plan égalité Femmes-Hommes (équité des salaires, autorisations spéciales d'absence (ASA) liées au parcours de PMA et ASA allaitement.