Postée il y a 29 jours
Contexte du recrutement et définition de poste
Mission
- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l’UMR 7205 ISYEB.
- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités
- Rôle de secrétariat en lien direct avec la direction de l’UMR : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Regrouper les informations issues des enquêtes internes de l’unité et ses appels à projet. Classer et archiver les documents. Vérifier la conformité des documents administratifs avant signature par la direction de l’unité.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes. Répondre à leurs questions, transmettre les documents administratifs et les orienter vers les personnes et sites web ressources.
- Assurer l'accueil et le suivi des nouveaux entrants : remise du livret d’accueil et du règlement intérieur de l’unité, suivi des démarches administratives (procès-verbaux d’installation, demandes de badges d’accès, création des adresses mails, mise à jour Virtualia et Reseda), orientation vers les bons interlocuteurs.
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative.
- Instruire les dossiers techniques pour préparer les décisions courantes de gestion des personnels : convention de bénévolat, demandes cartes pro/multipass, conventions de stage, congés, compte épargne-temps, jours de télétravail, arrêts maladie, campagnes d’éméritat-attachés honoraires-correspondants, dossiers de promotion (centralisation des dossiers, signatures, envoi aux services RH, archivage des documents)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Suivre les évolutions réglementaires
Profil recherché
Connaissances
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
Information(s) complémentaire(s)
Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.
Le contrat
Localisation : Jardin des plantes
Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie C ou CDD de droit public renouvelable à partir du 1er mars 2025
Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels
Les avantages
Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilités durables (vélo ou covoiturage)
Télétravail possible jusqu’à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste
Restaurant d'entreprise
Prise en charge partielle de votre mutuelle selon conditions
Un comité social et une association sportive et culturelle
Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités