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L'Assistant-e de Direction du Secrétaire Général joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel de la direction. Elle assure la coordination des activités, la gestion des documents et l’interface interne et externe, facilitant ainsi le bon fonctionnement du service.
Les enjeux du poste consistent à :
• Assurer une gestion fluide et rigoureuse des tâches administratives et des projets ;
• Gérer des informations sensibles avec la plus grande discrétion ;
• Gérer et s’adapter à diverses situations et priorités, tout en maintenant un haut niveau de performance ;
• Faciliter la communication entre les différents services et avec les parties prenantes, en particulier les membres du Conseil d’Orientation ;
• Contribuer à la préparation et à l'organisation des réunions et évènements divers.
Descriptif des différentes activités
1. Soutien administratif du Secrétariat Général • Organisation des réunions et des déplacements du Secrétaire Général et des membres de l’équipe : planifier et coordonner les réunions, gérer les agendas, et effectuer les réservations nécessaires pour les déplacements (train, avion, hôtel…). • Aide aux formalités : certifications de signature, apostilles, collecte de documents juridiques.
2. Soutien corporate du Secrétariat Général • Organisation logistique des Conseils d’Orientation : réserver trains, avions & hôtels pour certains membres du Conseil d’Orientation, commandes diverses (traiteur, pause...), coordonner les services généraux et service informatique. • Aide à la préparation de l’Assemblée générale : assister dans la préparation des documents et des formalités. • Préparation et suivi des jetons de présence des membres des organes de gouvernance.
3. Soutien budgétaire du Secrétariat Général • Réception et suivi des factures : gérer la réception, le traitement et le suivi des factures et des bons de commande. • Création des fournisseurs. • Préparation et suivi du budget : aider à la préparation du budget et des forecasts ; assurer le suivi des dépenses. • Gestion des notes de frais du Secrétaire Général.
Compétences clés
• Organisation et gestion du temps : savoir hiérarchiser les tâches et gérer les priorités est crucial pour respecter les délais et assurer le bon fonctionnement des activités. • Communication écrite et orale : une excellente maîtrise de la communication est nécessaire pour rédiger des documents, des rapports, et pour interagir avec divers interlocuteurs.
• Polyvalence et adaptabilité : être capable de s'adapter à différentes situations et de gérer plusieurs tâches simultanément est un atout majeur. • Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles avec discrétion et respecter la confidentialité est essentiel dans ce rôle.
• Gestion des priorités : maintenir une qualité de travail élevée est important. • Esprit d’initiative et autonomie : prendre des initiatives et travailler de manière autonome sont des qualités très appréciées. Connaissances requises
• Langues étrangères : la maîtrise de l’anglais écrit et oral est indispensable.
• Maîtrise des outils bureautiques : une excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) et des outils collaboratifs comme OneDrive et Sharepoint est requise.
• Gestion documentaire : compétence dans l'organisation et la gestion des documents, y compris la numérisation, l'archivage et la récupération des informations.
• Outils de communication : maîtrise des outils de communication modernes tels que les messageries électroniques, les agendas partagés, les chats d'entreprise, et les plateformes de visioconférence.
LOCALISATION: Le poste sera basé au siège à Paris 8 ème .Des options de télétravail (2 jours par semaine, excepté Lundi et Vendredi), alignées avec le manager, seront envisageables après la phase d’adaptation
Pour notre client, un grand compte fançais leader mondial dans son secteur (45 000 personnes), nous recrutons l'assistante de direction du Secrétaire Général Groupe;