Notre entreprise
L’UIMM est le syndicat patronal des entreprises industrielles de la métallurgie. Nous fédérons et représentons 42 000 entreprises de toutes tailles, issues de secteurs d’activités variés : métallurgie, transformation des métaux, mécanique, automobile, construction navale, aéronautique, spatial, ferroviaire, électrique, électronique, nucléaire et équipements ménagers.
L’UIMM développe la compétitivité des entreprises industrielles et l’emploi, en s'appuyant sur la mobilisation de son réseau de proximité implanté sur toute la France avec pour vocation d’apporter des services de soutien aux entreprises.
· Nous sommes une communauté vivante d’industriels engagés qui agit dans la proximité, l’engagement et le constant souci d’innover.
· Nous agissons aux côtés des dirigeants d'entreprise pour créer un environnement favorable à la compétitivité des entreprises et à l'emploi.
· Nous partageons largement nos expertises nourries de la réalité des entreprises industrielles pour contribuer à leur réussite.
· Nous portons auprès des Français sous la bannière Fabrique de l'avenir, le message d'une industrie qui créée des emplois et conjugue ambition économique et développement social.
Principales missions
Au sein de la Direction Emploi-Formation (22 personnes réparties en quatre services), l’Assistant(e) est rattaché(e) aux services « Emploi et Compétences » et « Filières et Inter Industries » et les assiste dans leurs activités et projets.
Assurer le secrétariat et la logistique des deux services (2 chefs de service et 3 chargés de mission) :
- Gestion des appels téléphoniques, traitement des courriers, des mails, classement, archivage… ;
- Garantir le process logistique pour la tenue dans les délais et dans les conditions requises à distance et/ou en présentiel des différentes réunions et évènements : réunions, commissions, groupes de travail paritaires, visioconférences, rendez-vous, séminaires, réunions d’équipe ;
- Assurer l’interface avec les autres assistantes de la Direction, d’autres services et les interlocuteurs externes ;
- Accompagner les 2 services dans diverses tâches administratives ;
- Organiser des déplacements des membres de l'équipe.
Assurer la gestion de l'information et des documents :
- Prise de note et rédaction des premières versions des comptes-rendus de réunion ;
- Réalisation et mise en forme de documents : présentations, notes (PPT en particulier) ou tableaux avec un niveau de qualité élevé : forme, fond, orthographe, pertinence ;
- Mise à jour de documents (ex : annuaire de contacts, …) ;
- Diffusion et transmission de documents au réseau, aux partenaires…
Diffuser et promouvoir les travaux des deux services à partir d’outils existants (intranet et site internet de l’Observatoire paritaire des métiers de la métallurgie) :
- Contribuer à la Newsletter quotidienne de la Direction « l’Essentiel de la DEF » (tous les mardis) : collecte des sujets, rédaction d’articles et mise en ligne d’articles dédiés dans l’intranet ;
- Intranet : mettre à jour l’intranet selon l’actualité des 2 services ;
- Assistance à l’animation du site internet de l’Observatoire et de la diffusion des travaux d’études de l’Observatoire : Suivi avec une agence de communication de l’élaboration de newsletter, post LinkedIn, rapport d’activité ; assurer la coordination entre les prestataires de service de l’Observatoire et l’agence de Communication des vidéos-entretiens prévues à l’issue de la publication des études.
Assurer la gestion administrative et financière et la gestion des données :
- Effectuer, en liaison avec la comptabilité, le suivi budgétaire des projets (devis, bons de commande, facturation, notes de frais) en garantissant la fiabilité et la traçabilité des documents traités ;
- Assurer l'archivage électronique/papier des documents projets, contractuels et financiers ;
- Construire et suivre des indicateurs sous tableaux de bord Excel et compiler les données (requêtage) ;
- Mettre à jour les bases de données ;
- Réaliser des rapports mensuels / semestriels / annuels sous PPT.
Profil recherché
De niveau Bac+2 ou Bac+3, le/la candidat(e) justifie d'une expérience professionnelle de 3-5 ans en assistanat de direction ou gestion. Un intérêt pour les sujets Emploi et Formation serait bienvenu.
Compétences :
- Maitrise confirmée des outils bureautiques pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel - Tableaux croisés dynamiques, Word) ;
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (messagerie, planning partagé, web conférence, réseaux sociaux …) ;
- Très bonne capacité rédactionnelle (Maitrise parfaite de l’orthographe) ;
- Maitrise dans le suivi de facturation ;
- Capacités d’organisation et d’adaptation ;
- Gestion des priorités ;
- Écoute, discrétion ;
- Rigueur, précision et souci du détail ;
- Aisance relationnelle (différents niveaux d’interlocuteurs internes et externes) ;
- Réactivité, anticipation et force de proposition ;
- Capacité d'analyse ;
- Sens de l’initiative ;
- Polyvalence ;
- Capacité à travailler en équipe et notamment en "open space".
Le poste à pourvoir est basé à Paris 17ème.
Conditions d'emploi
· Statut Employé
· Restaurant d'entreprise
· Charte de télétravail (80 jours/an)
· Mutuelle / Prévoyance
· Epargne Salariale - Abondement
· CSE
· Restaurant d'entreprise
· Jours de repos