Gestionnaire des formations titulaire/contractuel.le

Les missions du poste

Gestion administrative

Accueil et renseignement physique, téléphonique et par mail du public

Saisie des prospects dans le logiciel de gestion (FCA Manager)

Inscription des stagiaires dans les logiciels de scolarité (Apogée et Pégase) et édition des certificats de scolarité et des cartes d’étudiant.

Édition des dossiers d’entrée en formation (dossier d’accueil, attestation d’entrée en formation)

Suivi administratif des feuilles d’émargement individuelles (cours et stages en entreprise)

Établissement et envoi des attestations de présence et des certificats de réalisation

Établissement et envoi des attestations de fin de formation

Édition des diplômes, relevés de notes pour envoi aux stagiaires

Enregistrement de l’ensemble des documents administratifs produits ou reçus dans les dossiers partagés

Gestion financière

Facturation des contrats et des conventions de formation aux dates d’échéances prévues

Relances de factures et établissement des dossiers de mise en recouvrement le cas échéant

Logistique

Organisation de la logistique relative aux formations (photocopie des documents, mise à disposition du matériel vidéo, audio, informatique)

Organisation des examens (reproduction des sujets, copies d’examen et brouillons)

Le profil recherché

CONNAISSANCES

Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’université

Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue

Connaître la diversité des publics en formation continue

Connaître des outils de gestion et d’administration des formations

COMPÉTENCES

Savoir conseiller, orienter et accueillir différents publics

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

Rédiger des documents simples d'information et de communication

Utiliser les logiciels de bureautique

Maîtriser les techniques de communication

Faire preuve de rigueur et d’organisation

Savoir travailler dans l’urgence et respecter les délais

SAVOIR ÊTRE

Avoir un esprit d’initiative

Savoir travailler en équipe

Être autonome et réactif

Être fiable

Sens de l’organisation

L'entreprise

est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France :

- 23935 étudiants

- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats

- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.