Placée sous l’autorité fonctionnelle directe de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société ainsi que de la vice-présidente Formation, la personne recrutée assurera la coordination des activités administratives et de scolarité, en lien direct avec les directeurs des études et coordinateurs de disciplines des parcours de la formation, les services administratifs de l’Université PSL et ses établissements partenaires et composantes.
Elle contribuera aussi au pilotage et au développement de la formation (enquêtes et évaluation des organismes de tutelle, suivi du coût de la formation, de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle, égalité des chances, etc.).
Elle encadrera une équipe constituée à ce jour de cinq assistantes de scolarité, une assistante administrative en charge des enseignants et une chargée de missions responsable du suivi des étudiants (vie étudiante et suivi de la poursuite d’études).
Elle sera en charge plus particulièrement de :
SCOLARITE
Organisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l’année universitaire (de l’admission à la diplomation)
Paramétrage de l'outil de scolarité (capacité rapide d’appropriation de l’outil) et validation de l’octroi de bourses sur critères sociaux (CROUS)
Proposition et conception des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
Information et accompagnement dans leurs démarches des étudiants et des enseignants
Management de l’équipe d’assistantes de scolarité et soutien actif dans les périodes denses (inscriptions administratives, rentrées, jurys, etc.)
Participation à l’organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, pré-rentrées, en lien, notamment, avec les services des admissions et de la communication
Échanges avec les lycées Henri-IV et Louis-le-Grand, les établissements-composantes de l’Université PSL engagés dans les formations (coordination, représentation), les partenaires internationaux de l’Université PSL et les organismes liés à la formation (ex. CROUS, rectorat)
A la demande des responsables hiérarchiques du ou de la responsable scolarité : accompagnement de l’ensemble des modules ou formations de l’Université PSL qui auraient des besoins en scolarité
PILOTAGE ET DEVELOPPEMENT (en coordination avec la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société, le directeur des formations de l’université et les services compétents de PSL)
Contrôle de l’application des règles et des procédures administratives
Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d’indicateurs, production des bilans statistiques (pour le pilotage des formations)
Suivi du budget, analyse et engagement des dépenses ayant trait au fonctionnement du Collège Sciences, Humanités et Société de l’Université PSL
Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salariale (enseignants) en lien avec la Direction de ressources humaines de l’Université PSL
Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Suivi de l’évolution de la réglementation de l’enseignement supérieur et mise en œuvre dans l’organisation des études
Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions
Organisation et suivi des instances de la formation
Le développement du premier cycle de l’Université PSL étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger.
Poste ouvert aux :
Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat
Non titulaires de la fonction publique : CDD de 36 mois
Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
Télétravail selon politique de PSL et activités du service
Ecole de formation interne
Tickets restaurant ou accès au CROUS des personnels
Remboursement transport : 75%
Participation mutuelle santé
PSL sports
Evènements culturels
L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Diplôme niveau Bac + 5 (ou équivalent grâce aux expériences antérieures)
Connaissances
Connaissance de l’enseignement supérieur et du fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur
Techniques et expérience de management
Méthodologie de conduite de projet
Capacité de rédaction
Capacité de gestion de budget
Langue anglaise : niveaux B1-B2 minimum du CECRL
Compétences opérationnelles
Ingénierie de formations (maquettage, création d’emploi du temps, etc.) et mise en œuvre des décisions de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société ainsi que des directeurs de parcours
Expérience obligatoire d’un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l’enseignement supérieur
Excellente maîtrise et expérience avérée du logiciel Excel
Expériences des outils de gestion et de communication informatiques (ex. échanges les communautés et usagers étudiants, enseignants, candidats, etc.)
Expérience des procédures dans la gestion administrative d’une structure d’enseignement
Capacité à planifier les activités et les échéances
Capacité à gérer des urgences (environnement pouvant connaître des « crises »)
Réalisation de synthèses et de documents
Encadrement et animation d’une équipe
Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles
Compétences personnelles et relationnelles
Forte capacité d’initiative, d’organisation et grand sens des responsabilités
Capacité à communiquer et qualités relationnelles, avec des publics variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs, etc.)
Faire preuve d’une grande autonomie et d’anticipation
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Faire preuve de discrétion et de rigueur
PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL. Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm. Elle dispose d'une fondation, la Fondation PSL.
Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires. Elle fait d’eux des citoyens conscients de la responsabilité individuelle, sociale et environnementale.
Elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est aussi lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA).
LE COLLEGE SCIENCES, HUMANITES ET SOCIETE DE L’UNIVERSITE PSL
Les valeurs et ambitions communes des établissements de l’Université PSL s’incarnent tout particulièrement dans l’offre de premier cycle qu’ils développent conjointement depuis 2012. Le Collège Sciences, Humanités et Société de l’Université PSL comprend actuellement environ 700 étudiants, inscrits au sein de cinq parcours (quatre parcours de CPES et un parcours « Sciences pour un monde durable »), qui se caractérisent chacun par une pluridisciplinarité intense, la possibilité pour les étudiants de personnaliser leur cursus et l’opportunité d’être formés en petits groupes, au plus près de la recherche et de ses acteurs. Les 4 parcours de CPES sont mis en œuvre en partenariat avec les Lycées Henri-IV et Louis-le-Grand. Ces parcours inter-établissements marqués par une spécialisation progressive des étudiants sont naturellement empreints d’une forme de technicité administrative particulière. Ils impliquent aussi, pour le bon déroulé de la formation, de pouvoir interagir efficacement avec de nombreux acteurs et établissements.
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