Postée il y a 10 jours
Pôle Formation
- Gestion des séminaires de formation
Actualisation de la base de données clients/prospects
Mailing à partir de la base de données CRM
Suivi du remplissage des sessions, mailing de relance et communication via LinkedIn
Création et édition des catalogues, et programmes détaillés
Gestion administrative des inscriptions et des conventions de formation
Mise en forme des supports de formation et diffusion des contenus
Gestion des relations avec les services formation, RH et les participants inscrits
Mise à jour régulière des supports de formation (PPT, QCM, livret participant.)
Préparation des interventions des formateurs externes (agenda, PPT, billets de train, hôtel) contrats et factures
Préparation des devis et des éléments pour la facturation
Dépôt des factures sur les différentes plateformes, envoi des attestation ou certificats de formation aux services RH, suivi et relance des impayés
Envoi des cartes de GPA par courrier aux organismes
Respect des procédures de certification Qualiopi et préparation des audits de surveillance et de renouvellement
Tenue du plan de charge et du compte d’exploitation des formations
Préparation et déclaration du bilan pédagogique et financier annuel
Participation à l’écriture d’un titre certifié au RNCP en collaboration avec l’Afpols (projet en cours)
Gestion quotidienne de la boite mail « Formation »
- Logistique de la formation
Réservation salles et repas
Organisation et suivi des séminaires sur site et/ou en visio-conférence
Pôle Conseil
- Assistance pour la gestion de l’activité de Conseil SUR&TIS et SUR&TIS REGIONS
Gestion de la plateforme d’alerte des marchés publics
Retrait des dossiers et suivi des questions avant réponses aux appels d’offre
Préparation et envoi des dossiers en réponse aux appels d’offres
Réception des courriers de notification ou de refus
Suivi et rangement des dossiers numériques (en cours, offres, perdus…)
Création des numéros d’affaires, ajout dans le carnet de commande et préparation du dossier avant transmission en comptabilité
Mise à jour des documents administratifs sur les différentes plateformes (Provigis, e-attestation…)
- Communication
Gestion et actualisation du site internet
Gestion des abonnés réseaux sociaux de Sur&tis
Suivi mensuel des chiffres (abonnés, contacts CRM)
Rédaction d’articles/ posts pour les réseaux sociaux
Actualisation des références des Pôles Conseil et Formation
- Assistanat administratif
Accueil standard téléphonique
Réception/ envoi du courrier
Suivi des besoins et commandes fournitures
Création et commande des cartes de visite
Organisation des évènements internes entreprise (onboarding, séminaires annuels, déjeuners équipe …)
Rédaction de supports internes (nomenclature, process, PPT réunion, statistiques…)
Archivage physique et numérique des dossiers conseil et formation
Réception, diffusion auprès des équipes et archivages des articles + veille des parutions utiles (Gazette des communes, face au risque, livre blanc etc)
Gestion quotidienne de la boite mail « Contact »
Compétences requises pour le poste
Parfaite maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook,
Capacités rédactionnelles et de mise en page
A l’aise avec les CRM, réseaux sociaux et internet
Expérience souhaitée dans l’organisation de séminaires de formation
Qualités requises pour le poste
Discrétion
Rigueur pour la gestion des dossiers
Sens relationnel permettant une adaptation à la grande diversité des univers de travail (tertiaire, secteur public, logement social, architectes, Property Manager…).
Sur&tis est une entreprise de conseil en sûreté, d'ingénierie et de formation spécialisé dans le domaine du management des risques.
Dans le cadre de son développement, Sur&tis recherche une personne capable de l'accompagner dans ses activités de formation amis aussi de conseil.