CDI - Assistant(e) de direction (F/H)

Les missions du poste

Titre : Assistant(e) de Direction

Type de Contrat : CDI- Cadre

Date de démarrage : Janvier / Février 2025

Lieu d’exécution du poste : 28 Avenue Victor Hugo, 75116 Paris

A propos d’Apsys

Acteur passionné du commerce et de la ville, Apsys conçoit, réalise, anime et valorise, depuis 1996, des opérations à forte valeur ajoutée dans toutes les fonctions (pôles urbains mixtes, lieux de shopping, bureaux, logements, hôtels…). Parmi ses réalisations emblématiques figurent Manufaktura à Łódź (Pologne), Beaugrenelle à Paris, Posnania à Poznań (Pologne), Muse à Metz et Steel à Saint-Etienne ou encore Le Dix Solférino à Paris. En cours de développement, Apsys porte les projets Canopia à Bordeaux, Neyrpic dans la métropole grenobloise, La Maison du Peuple à Clichy et désormais la reconversion du Centre d’Échanges Lyon Perrache à Lyon et du siège de l’AP-HP à Paris.

Grâce à des gestes architecturaux à la fois audacieux et respectueux, des espaces de sociabilité généreux, des programmes architecturaux et commerciaux « cousus-main », des engagements environnementaux et sociétaux concrets, les réalisations et les projets d’Apsys portent une vision créative, responsable et généreuse de la ville et des lieux de vie, au profit de tous. Apsys assure la performance et la pérennité de ces projets au travers d’une gestion attentive et d’une animation innovante, qui en font des lieux de vie attractifs et plébiscités.

Apsys gère 35 centres en France et en Pologne et son portefeuille d’actifs détenus est valorisé à 2,24 Mds€.

En savoir plus :

Descriptif du poste :

Rattaché(e) au DG en charge de la gestion des actifs et au DAF groupe – tous deux membres du Comex, vos missions comprendront notamment :

• L’assistance, l’organisation et la gestion des agendas et déplacements du DG en charge de la gestion des actifs et du DAF groupe
• La coordination et la formation d’un trinôme avec l’Assistante du Président et l’Assistante d’un autre DG
• La coordination entre la Direction et les autres prestataires ou départements internes
• Le filtre et le traitement des appels entrants et la gestion des contacts
• La gestion des courriers et des mails pour lesquels certains interlocuteurs peuvent parfois être internationaux
• L’organisation de rendez-vous, réunions, comités, incluant entre autres la réservation des salles et autres lieux de rendez-vous ou prestations ;
• La gestion et le traitement des notes de frais, le suivi de la mise en paiement de factures etc.
• La préparation des dossiers et présentations en amont des réunions
• L’anticipation, la préparation et la gestion de certains comités tels les comités d’engagement financier
• Assister le CFO dans le secrétariat du comité des engagements (instance interne de validation au niveau Comex)
• Coordination des ordres du jour, réception des dossiers, vérification de la bonne forme, respect de la procédure
• Assurer l’organisation du Comité Exécutif : ordre du jour, tenue et éventuels évènements, comptes rendus
• Assister le CFO dans la gestion des relations bancaires et investisseurs
• Assister le CFO et la direction juridique dans le secrétariat du Conseil de Surveillance
• (Coordination des ordres du jour, convocation administrateurs, réception des dossiers)
• La mise en forme de présentations PPT

Compétences Métier et Comportementales:

Méthode, rigueur, esprit d’analyse, capacité d’initiative, orientation client, écoute, sens des responsabilités, fiabilité, respect des délais, flexibilité et agilité, aptitude à travailler en équipe dans des environnements multiculturels, capacités d’adaptation, curiosité et ouverture d’esprit, communication orale, communication écrite, implication, engagement au service de l’entreprise et éthique.

Qualités attendues de la personne qui nous rejoindra :

• Être aligné(e) avec nos valeurs RAPID et la manière dont nous souhaitons travailler (Responsabilité / Audace / Passion / Innovation / Dépassement)
• Faire preuve de polyvalence, d’autonomie et une capacité à se motiver soi-même
• Avoir le sens de la confidentialité
• Avoir le sens des priorités et faire preuve d'une grande rigueur dans l’organisation
• Excellentes qualités relationnelles (écoute et diplomatie).