chargé(e) d'organisation de conférences et séminaires F/H

Les missions du poste

Le ou la chargé(e) d’organisation de conférences et séminaires aura notamment pour missions de :

-    Veiller à la coordination entre les chercheurs et les fonctions support
-    Consulter quotidiennement les outils de suivi des événements
-    Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
-    Mettre en ligne les événements en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
-    Participer au suivi des voyages des intervenants
-    Mettre en œuvre la logistique des événements (réservation de salles, préparation des chevalets et de la liste des inscrits, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
-    Préparer les événements avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, …) et avec les prestataires externes (traduction, restauration, …)
-    Assurer le reporting des événements auprès de la direction.

Compétences et Qualités requises

-    Rigueur, sérieux, sens de l’organisation, réactivité et disponibilité
-    Très bon relationnel, capacité d’écoute et sens de la communication
-    Capacité à travailler en équipe
-    Autonomie et polyvalence
-    Capacité à gérer l’organisation de plusieurs conférences et séminaires en même temps
-    Très bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de visioconférences
-    Maîtrise des outils de CRM
-    Capacité à mettre en ligne des contenus sur un site Internet
-    Capacité à s’adresser à différents publics et à traiter leurs demandes avec efficacité, discrétion et diplomatie 
-    Faculté à être force de proposition
-    Très bon niveau d’anglais à l’écrit et à l’oral.

Institut de recherche et de débat , consacré à l'analyse des questions internationales et de gouvernance mondiale.