Assistant-e de direction au Cabinet de la Présidence

Les missions du poste

Missions principales

Descriptif de la mission :

Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet de la Présidence, l’Assistant-e de direction au secrétariat de la Présidence assure les missions liées à la gestion des affaires courantes du secrétariat de la Présidence et travaille au contact des laboratoires et des services communs de l’Observatoire de Paris. Il/Elle collabore également avec d’autres structures de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.

Activités principales

· Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs

· Tenir l’agenda de la Présidente dans le respect des contraintes liées à la fonction

· Organiser les réunions et les évènements concernant les activités de la Présidence : disponibilité, réservation des salles, organisation des pauses, gestion des accès, etc.

· Gérer et traiter les informations entrantes et sortantes : enregistrement du courrier, diffusion des documents, suivi des parapheurs et du courrier électronique

· Rédiger, mettre en forme divers documents (courriers, compte rendus, convocations, etc.) et les diffuser

· Préparer les déplacements et les missions

· Assurer la gestion des demandes de travaux, des commandes de fournitures et petits matériels du service

· Constituer et gérer un fond documentaire administratif

· Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles (formats papier et numérique)

· Assurer la saisie des contrats et des conventions du périmètre de la Présidence dans l’outil de gestion dédié

· Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes

Le profil recherché

Connaissances :

· Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche

· Connaissance générale des techniques du secrétariat

· Maîtrise du pack Office et des différents modes de communication

· Anglais (notions)

Compétences opérationnelles :

· Grande aisance en communication orale et écrite

· Technique d’élaboration de documents : bonnes aptitudes rédactionnelles

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe en respectant les échéances

· Capacité à rendre compte à sa hiérarchie

· Aptitude à travailler en équipe dans un esprit collaboratif et en faisant preuve de discrétion

· Capacité à savoir répondre à des demandes variées et à rechercher l’information

· Savoir prendre des initiatives

· Autonomie et polyvalence

Compétences comportementales :

· Disponibilité et réactivité

· Esprit de collaboration et esprit d’équipe

· Rigueur et fiabilité

· Sens de l’organisation

· Diplomatie

· Sens des responsabilités et de la confidentialité

L'entreprise

Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en , que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, l'actuel Observatoire de Paris.

L’Observatoire de Paris-PSL se situe à Paris 14ème, Meudon et Nançay (Cher). Vous serez basé à Paris avec quelques déplacements à Meudon.